El momento excepcional que estamos viviendo en la actualidad obliga a las empresas a adaptarse a esta nueva realidad en la que el trabajo remoto se ha convertido en la (casi) única opción de un día para otro.
Cualquier compañía que pueda permitir que su plantilla sea completamente efectiva trabajando en remoto debe hacerlo, más allá de que esta crisis actual haya pasado. Es un imperativo moral. Pero eso no significa que vaya a ser fácil, o que la caótica y estresante primera impresión que están teniendo algunas empresas no les empuje a dejar de seguir intentándolo.
Para dar sentido a este viaje, a continuación analizamos la evolución de la gestión del trabajo deslocalizado a través del concepto de niveles de trabajo distribuido, que modelamos a partir de los niveles de autonomía de los coches sin conductor.
0- El nivel cero de autonomía es un trabajo que no se puede hacer a menos que estés físicamente allí. Por ejemplo en sectores como el de la construcción, hostelería, masajistas, bomberos… Muchas compañías creían que tenían mucho más de lo que resultó que realmente tenían.
1- El primer nivel es donde se encuentran ubicadas la mayoría de las empresas: no hay un esfuerzo específico para hacer las cosas más remotas. Se da el caso de muchos trabajadores del conocimiento que pueden trabajar en remoto durante 1 o 2 días si tienen una emergencia. La mayoría de las veces, probablemente pospongan las cosas hasta que vuelvan a la oficina. La actividad se desempeña en el espacio, el tiempo y el equipo de la compañía. No se requiere ningún equipo especial y, probablemente, uses una VPN para acceder a recursos básicos como el correo electrónico o el calendario.
Las empresas de nivel uno más grandes a menudo tienen personas en el mismo edificio manteniendo reuniones presenciales. Estas empresas no estaban preparadas para esta crisis.
2- El nivel dos es donde muchas empresas se han encontrado en las semanas más complicadas de la pandemia COVID-19. Han aceptado que el trabajo va a tener que hacerse desde casa durante un tiempo, pero lo que hacen es trasladar lo que estaban haciendo en la oficina, como Marshall McLuhan habló sobre nuevos medios de comunicación que copiaron inicialmente la generación anterior. Probablemente podías acceder a la información desde casa, te adaptaste a herramientas como Zoom o Microsoft Teams, pero todo siguía sincronizado, tu día estaba lleno de interrupciones, no se llegaron a cancelar reuniones en tiempo real, y había mucha ansiedad por la gestión de la productividad: esa es la etapa en la que las empresas a veces instalan software de vigilancia en equipos portátiles. Consejo profesional: ¡no hagas eso! Y otro: ¡No te detengas en el nivel dos!
3- En el tercer nivel, realmente estamos empezando a disfrutar de los beneficios de trabajar en remoto. Las personas empiezan a acomodar los espacios de trabajo en casa, mejorando la iluminación y los equipos. Se comienza a trabajar en procesos asincrónicos que reemplazan las reuniones de grupo. También es el momento en el que te das cuenta de cuán crucial es la comunicación escrita para lograr el éxito. Cuando nos reunimos en Zoom, a menudo también tenemos un Google Doc con el resto de participantes de la reunión para que puedan tomar y revisar notas en tiempo real. La empresa instaura modelos de seguridad tipo BeyondCorp. En un mundo no pandémico, puedes planificar reuniones de equipo para conocerse en persona y cohesionar una o dos veces al año.
4- El nivel cuatro es cuando las cosas van realmente asincrónicas. Se evalúa el trabajo de las personas por lo que producen, no por cómo o cuándo lo producen. Hay confianza en el equipo, manteniéndolo unido y motivado. La toma de decisiones mejora: puede ser más lento, pero más deliberado todo, empoderando al equipo al completo, no solo a los que tienen más iniciativa, dándoles su espacio en las reuniones y las tareas colectivas.
Trabajando en remoto, las posibilidades de mejorar el equipo aumentan, ya que podemos aprovecharnos del talento global. Las mejores personas para tu equipo pueden no vivir cerca de tus oficinas. La retención de empleados aumenta, permitiéndote invertir más en capacitación y formación de los equipos que cada vez serán más y más efectivos.
- La mayoría de las personas que trabajan en casa tienen espacios de trabajo que harían que los empleados de oficina murieran de envidia.
- La vida social puede ser más rica.
- Las reuniones en tiempo real se respetan y se toman en serio y casi siempre se tienen agendas actividades antes o después del trabajo.
Si eres bueno gestionando el euipo, el trabajo fluirá constantemente. Tu empresa será realmente inclusiva si los estándares son objetivos y le dan a las personas la capacidad de realizar el trabajo a su manera.
5- Finalmente, siempre es útil tener un ideal que no sea totalmente alcanzable, ¡y ese es el nivel cinco, Nirvana! Este nivel se alcanza cuando trabajar en remoto es infinitamente mejor que trabajar en persona, las cosas suceden sin esfuerzo y todos los miembros del equipo tienen tiempo para el autocuidado. Es entonces cuando las personas aportan lo mejor de sí mismas y alcanzan los más altos niveles de creatividad para hacer el mejor trabajo mientras se divierten.
Un libro muy influyente para el autor de este artículo en el diseño de Automattic (recordemos, el sistema de trabajo distribuido a partir de los niveles de autonomía de coches sin conductor) fue Drive, de Daniel Pink, donde presenta con gran elocuencia las tres cosas que realmente importan para motivar a las personas: dominio, propósito y autonomía. El dominio es la necesidad de adquirir mejores habilidades. El propósito es el deseo de hacer algo que tenga significado, que sea más grande que tú. Estos dos primeros principios es en los que las empresas con ubicación física pueden ser excelentes. Pero el tercero, la autonomía, es donde incluso la mejor compañía con oficinas nunca puede igualar a una compañía con trabajo en remoto de Nivel 4 o superior.
La autonomía es nuestro deseo de ser autodirigidos, tener control sobre nosotros mismos y nuestro entorno. Cierra los ojos e imagina que estás en una oficina física: la silla en la que te sientas, el escritorio, la distancia desde una ventana, los olores, la temperatura, la música, el suelo, lo que hay en la nevera, la comodidad y la privacidad de los baños, las personas (o mascotas) a tu alrededor, la iluminación. Ahora imagina un entorno en el que puedas elegir y controlar cada uno de esos factores a tu gusto; tal vez sea una habitación en casa, un garaje convertido, un estudio compartido o cualquier otra cosa, lo importante es que puedes dar forma al entorno ajustándolo a tus preferencias personales, no teniendo que adaptarte tu a lo que un empleador ha decidido como mejor para toda la plantilla. Las microinteracciones de las cientos de variables de tu entorno de trabajo pueden pasarte factura o llenarte de energía creativa, hacerte dependiente o independiente, tener tu propio persóname o ser un personaje en la historia de otra persona. ¿A qué prefieres dedicar tus horas de trabajo?
Texto original en inglés de Matt Mullenweg, publicado en en su blog.
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