Delegar algunas tareas de tu negocio no es nada fácil.
Hay muchas formas de hacer que tu empresa crezca, y una de las más sencillas y eficaces es delegar responsabilidades en personas que puedan llevar a cabo ciertas tareas de forma más eficaz y precisa, aunque de primeras no lo veas claro.
Para los empresarios es delicado delegar. Muchas personas no quieren perder el control absoluto de todo lo que ocurre en su empresa en cada momento. Sin embargo, delegar no es ceder el control, sino dar a otra persona tanto la responsabilidad como la rendición de cuentas de una tarea o resultado específico. De hecho, como propietario, ahorrarás mucho tiempo y frustración si se delega en la persona adecuada, con las directrices correctas.
El error que se suele cometer es “microgestionar” al empleado, mirando continuamente por encima del hombro, por miedo a perder el control.
Delegar implica dejar la responsabilidad a otra persona, ofreciendo las instrucciones adecuadas y dando el poder de tomar decisiones con respecto al desarrollo de una tarea específica. Si el ejercicio de delegar se hace de forma correcta, el empresario no sentirá que está perdiendo el control, sino que lo comparte.
Las tareas o proyectos específicos se pueden delegar en personal de la empresa o en personas ajenas al negocio que sean expertos en su área. A esto se le llama subcontratación. Un ejemplo de esto sería delegar la facturación y las cuentas a un contable profesional o una gestoría.
Un error común es, una vez delegada la tarea, retomarla y rehacerla. Esto podría deberse a retrasos o errores que se detectan. En lugar de tomar de nuevo el control de la tarea, deberíamos revisar las instrucciones que ha recibido la persona y ver por qué se están produciendo los errores. Después, daremos una nueva oportunidad para hacer las tareas de forma eficiente y en plazo. Si tras esto las cosas no se hacen correctamente, entonces puede ser el momento de delegar en otra persona, no que el empresario retome la tarea.
Los pasos que debes seguir para delegar de forma efectiva son:
- Indicaciones claras: en papel, en video, en audio… dejar claro lo que deseamos que la persona haga. Para la persona que tiene que ocuparse de la tarea puede ser frustrante no recibir instrucciones específicas.
A menudo, cuando delegamos tareas, nos olvidamos de mencionar todos los detalles que pueden ser claves para que sea más sencillo y efectivo el trabajo.
Si estás delegado en un miembro del equipo y es la primera vez que esta tarea la realiza otra persona, si no está debidamente documentado el proceso, las instrucciones pueden ser verbales. Y puede ser interesante que esta persona se encargue de registrar estos procesos o pasos específicos para que se pueda convertir en parte del manual de la empresa. Es demasiado frecuente que esta documentación nos cueste o nos de pereza, pero es un punto clave en cualquier empresa. - Expectativa de tiempo: recuerda dar instrucciones sobre el tiempo que esperas que la persona dedique a la tarea. Esto permitirá al la persona encargada de la tarea valorar la cantidad de detalles que se necesitan. Si el propietario ya ha realizado antes esta tarea, sabrá el tiempo que debería llevar realizarla. Por supuesto, para alguien que lo hace por primera vez llevará más tiempo. A la persona que recibe el encargo deberíamos hablarle sobre el tiempo que esperamos que le ocupe, así podemos aliviar tensiones y presión.
- Cuánto estamos dispuestos a pagar. Esto hay que tenerlo en cuenta cuando delegamos o subcontratamos a personas ajenas a la empresa. Si no se deja este punto claro, esto podría causar confusión, frustración y posible ruptura de la relación laboral.
- Establecer un sistema de informes para administrar las tareas. Una vez compartidas y aclaradas las expectativas, es necesario que exista un buen sistema de informes para que, como propietario, puedas hacer seguimiento del progreso del proyecto. Esta es una forma sencilla de medir la responsabilidad de los miembros del personal y las personas a las que hemos subcontratado.
Si aprendes a dejarte llevar y a delegar responsabilidades, con un buen sistema de informes, tu negocio empezará a crecer exponencialmente. Y ¡recuerda!, una vez que esté todo en su lugar, no cedas a la necesidad de retomar las tareas delegadas, porque no se estén haciendo exactamente como deseas o no se entregan exactamente en plazos.
Texto original en el blog de BforB Australia
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